Как и зачем адаптировать персонал?

В настоящее время вопросам адаптации новых сотрудников стали уделять все больше внимания. Прежде всего, это связано с изменениями, которые происходят на кадровом рынке.

Процесс адаптации новых сотрудников в Компании является продолжением процесса отбора. Если система адаптации в компании не выстроена, не формализована, то, как показывает практика, наибольшее количество сотрудников увольняется в период испытательного срока.

Приходя на новую работу, новый сотрудник должен, желательно в сжатые сроки, включиться в непривычную для него систему взаимоотношений и принять новые нормы поведения и общения, влиться в корпоративную культуру Компании. Нужно как можно скорее преодолеть производственные и межличностные проблемы и перейти к стабильной работе.

При серьезном отношении руководства к проблеме адаптации новый сотрудник начинает работать эффективно уже после испытательного срока. Но, тем не менее, не во всех компаниях такая формализованная система присутствует. Это связано с тем, что в сознании руководителей пока еще живут стереотипы:

- Специально ничего делать не нужно, так как хороший работник и сам как-нибудь адаптируется, а «плохие» нам не нужны;
- В компании есть менеджер по персоналу, который занимается отбором персонала, он и проконтролирует как-нибудь процесс вхождения работника в коллектив. Если же работник не «прижился», то менеджер по персоналу подберет другого.

И тот, и другой стереотип являются заблуждениями, которые влекут за собой негативные последствия.

Понятие и содержание адаптации, цели и задачи

Адаптация персонала - это процесс приспособления потребностей, ценностей и профессиональных компетенций новых сотрудников к требованиям, предъявляемым к ним организацией в соответствии с ее стратегическими целями и ценностями.
Целью адаптации нового сотрудника является достижение необходимой эффективности работы в наиболее короткие сроки и принятие положительного решения руководителя о соответствии нового сотрудника требованиям должности и прохождении им испытательного срока.

Для достижения целей адаптации решаются следующие задачи:
- адаптация к содержаниям и условиям труда;
- адаптация к Компании и к коллективу Компании;
- адаптация к профессиональным и должностным обязанностям.

Хорошо организованная система адаптации персонала в Компании дает:
1. максимально быстрое достижение новым работником рабочих показателей;
2. уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей;
3. привыкание к коллективу, компании, ее неофициальной структуре;
4. освоение основных требований корпоративной культуры и правил поведения;
5. сокращение стартовых издержек (благодаря продуманному, организованному процессу адаптации сокращается период врабатываемости сотрудников. Они раньше выходят на заданный уровень продуктивности деятельности, и начинают приносить прибыль компании);
6. сокращение текучести кадров и издержек на их восполнение. (Снижение кол-ва сотрудников, не прошедших испытательный срок. Уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы);
7. экономия времени непосредственного руководителя и сослуживцев;
8. развитие у нового сотрудника позитивного отношения к обязанностям, чувства удовлетворенности работой, снижение тревожности и неуверенности;
9. формирование чувства лояльности и приверженности сотрудника к компании.

Налаженная система адаптации персонала позволяет лучше узнать нового сотрудника, его способности, ожидания, подтянуть его профессиональный уровень, определить зоны ближайшего развития и перспективы работы в компании. Это взаимовыгодный процесс, как для компании, так и для сотрудника.
Многие руководители Компаний в последнее время стали приходить к пониманию важности внедрения системы адаптации новых сотрудников и поручают своим менеджерам по персоналу разработку такой системы. Учитывая большое влияние процесса адаптации на эффективность труда и, соответственно, на экономические показатели, необходимо вовлечь в его разработку и реализацию и руководителей подразделений. На практике это ряд мероприятий и действий руководителя нового сотрудника, его самого, специально закрепленного наставника (если он есть) и сотрудников отдела по работе с персоналом, с целью ускорить процесс знакомства новичка с компанией (людьми, корпоративной культурой, технологиями) и включить его в коллектив.

В компаниях, которые серьезно относятся к адаптации новых сотрудников, распространена такая практика, как наставничество (кураторство, введение в профессию). Роль наставника может играть успешный замотивированный менеджер/коллега по подразделению или непосредственный руководитель.

Как правило, разрабатываются общие принципы и процедуры адаптации для каждой категории сотрудников. Например, для рабочих, специалистов, представителей управленческого звена.

Итак, в Программу адаптации входят:
1. План мероприятий по адаптации нового сотрудника к Компании и коллективу, к содержанию и условиям труда, к профессиональным и должностным обязанностям.См. Таблица 1.Примерный перечень мероприятий по адаптации
2. План задач на адаптационный период для специалистов (руководителей) или план стажировки для рабочих
В программе адаптации нового сотрудника обязательно необходимо указать сроки и ответственных исполнителей.См. Приложение 1. Пример программы адаптации.

Для облегчения процесса прохождения адаптации Компания может использовать следующие инструменты:
1. Welcome-тренинг или вводный курс о компании, в котором HR рассказывает о компании, ее ценностях, корпоративной культуре и правилах, об основных продуктах, положении на рынке, перспективах развития, и(или) показывает фильм о компании (видео-курс). Цель такого тренинга – повысить лояльность новых сотрудников компании, «влюбить новичка в компанию». Данный тренинг включается в список мероприятий по адаптации сотрудника к Компании и коллективу.
2. Справочник сотрудника – информационная брошюра, которая выдается новичку в день выхода на работу. В данной брошюре можно отразить: миссию, ценности компании, историю создания и развития компании, структуру Компании, как происходит оформление трудовых отношений и увольнение, правила внутреннего трудового распорядка, одежда и внешний вид, правила делового поведения, политику в области персонала (принципы отбора, оценка персонала, обучение, вознаграждение), социальные гарантии и льготы, условия работы и компенсации, корпоративные СМИ, корпоративные праздники и другая справочная информация (канцтовары, аптечка, правила пользования служебным транспортом, библиотека, куда обратится с вопросом и т.д.).

 

Направление процесса адаптации/задача

Адаптация к содержанию и условиям труда

Адаптация к Компании и коллективу

Адаптация к профессиональным и должностным обязанностям

Суть направления/задачи

Усвоение писанных и норм и правил компании

Принятие новым сотрудником ценностей, установок, принципов организации без ущерба для личностных ценностей

Включение в коллектив компании, отдела.

Скорейшее преодоление сотрудником естественной при поступлении на новое место неуверенности и принятие сотрудником ценностей и принципов организации

Освоение своих прямых функциональных обязанностей

Освоение новым сотрудником системы профессиональных знаний и навыков и эффективное их применение на практике

Основные необходимые мероприятия

 

1. Оформление трудовых отношений, подписание всех необходимых документов (Трудовой договор, Правила внутреннего трудового распорядка, ознакомить с условиями работы, формой оплаты)

2. Вводный инструктаж (техника безопасности и охраны труда)

3. Детальное изучение регламентирующих документов, должностной инструкции

1. Вводный курс  (Ознакомить нового сотрудника с политикой компании (миссией, целями, внутрикорпоративной культурой, традициями, организационной структурой  и т.д)

2. Экскурсия по офису/ на производство/по магазину

3. Знакомство с регламентами Компании

4. Информирование о выходе нового сотрудника, знакомство сотрудниками отдела

5. Встречи со специалистами и руководителям смежных подразделений

6. Обучение информационным программам/системам

1. Постановка задач на адаптационный период (постановка и обсуждение задач и показателей эффективности на период адаптации и на перспективу, установка сроков по задачам)

2. Встречи с руководителем для получения обратной связи и обсуждению выполнения задач.

3. Итоговая встреча по обсуждению итогов прохождения адаптации, на которой принимается решениеостается сотрудник или нет, определяются зоны развития.

Это примерный перечень действий. Компании необходимо сформировать свой перечень действий по каждому направлению. В случае прихода нового сотрудника не придется лихорадочно думать, что же сделать еще, кому представить, какие документы дать на изучение. Потребуется только подкорректировать необходимые действия в зависимости от позиции, на которую пришел новый сотрудник.

Управление процессом адаптации. KPI Большую роль в адаптации нового сотрудника играет управление процессом адаптации, котороевключает в себя функции: планирование и организация, мотивация, контроль, оценка.
План адаптации сотрудников (утвержденная форма) позволяет выстроить все необходимые действия по каждому направлению в определенном порядке, определить формы их проведения, исполнителей и сроки. Это позволяет лучше организовать процесс адаптации, оптимально распределить время и ответственность. Но одного плана адаптации недостаточно, необходимы постоянных контроль и оценка работы новых сотрудников.

Хорошим инструментом для осуществления контроля, оценки и мотивации новых сотрудников является обратная связь о проделанной работе: что получилось хорошо, что можно сделать лучше и каким образом. Кроме того, регулярная обратная связь позволяет отслеживать настроения новых сотрудников, их впечатления от работы, коллектива, понять насколько совпадают ожидания нового сотрудника от компании и реальность и т.д.

Для этого проводятся регулярные встречи менеджера по персоналу и непосредственного руководителя (наставника) с новым сотрудником. Эти встречи фиксируют в плане на адаптационный период.

Об успешном прохождении новым сотрудником этапа адаптации можно судить по следующим показателям: - работа для сотрудника стала привычной, то есть не вызывает чувства напряжения, страха, неуверенности;
- получен необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы;
- новый сотрудник вышел на заданный уровень показателей эффективности деятельности;
- поведение соответствует установленным требованиям;
- у нового сотрудника выражено желание совершенствоваться в профессии, и он связывает свое будущее с данной работой, компанией;
- успех в работе проецируется на ощущение жизненного успеха;
- установлены дружеские связи с некоторыми членами коллектива и ровные отношения группой.

Непосредственный руководитель (специалист-наставник) играет главную роль в процессе адаптации и несет ответственность за все этапы прохождения адаптации нового сотрудника в Компании.
Менеджер по персоналу должен контролировать процесс адаптации сотрудников Компании и осуществлять консультационную поддержку процесса адаптации.

Работа HR-менеджера по адаптации персонала может оцениваться следующим показателем:
- Показатель текучести персонала на испытательном сроке,%
-Количество не прошедших исп. срок/ Количество принятых сотрудников*100%=%

Причины ухода новых сотрудников в период испытательного срока могут быть разные. С одной стороны - это упущения при подборе персонала. Сотрудники не подходят по профессиональным компетенциям, личностным особенностям, ценностям, и компания их отвергает. С другой стороны - это несовпадение ожиданий сотрудника от работы в компании и реальности. В результате уходит сам сотрудник. И задача менеджера по персоналу контролировать процесс адаптации, оказывать консультационную помощь как руководителю (наставнику), так и новому сотруднику.

Итак, система адаптация персонала необходима, и новому сотруднику, и самой компании. Система адаптации персонала позволяет обеим сторонам лучше узнать и понять друг друга. От успеха обеих сторон на этапе адаптации зависит, останется ли сотрудник в компании, станет ли он со временем ее приверженцем.

Арыштаева Мария
Бизнес-тренер

Как результаты ассессмент-центра могут помочь в развитии карьеры?

© 2014 Тренинг-центр “Продвижение”
Яндекс.Метрика
Адрес:   630007 г.Новосибирск, ул.Фрунзе, дом 88, офис 1202
Телефон:   8 (383) 347-85-88, 8 (383) 375-18-85
E-mail:   prodvigeniensk@yandex.ru

Заявка на мероприятие

Тема *
Заполните поле
Описание задачи / вопроса *
Заполните поле.
Дополнительные комментарии *
Заполните поле
Название компании *
Заполните поле.
Контактное лицо / ФИО *
Заполните поле.
Телефон *
Заполните поле.
E-mail *
Заполните поле.
Введите символы *
Неверный Ввод

Информационная рассылка Тренинг-Центра "Продвижение"

Мы ежемесячно публикуем в нашей рассылки новые бизнес-статьи, видео-материалы и новости. Авторами наших статьей являются консультанты и тренеры, а также успешные менеджеры-практики.